Ja, WhatsApp-Automatisierung ist innerhalb der DSGVO möglich, sofern Sie drei Dinge regeln: ein nachweisbares Opt-in, bevor Sie jemandem schreiben, Datenminimierung (nur verarbeiten und aufbewahren, was nötig ist) und einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Ihrer Plattform. Teilen Sie keine besonderen personenbezogenen Daten über WhatsApp — keine Gesundheitsdaten, keine Sozialversicherungsnummern — und weisen Sie Kunden in Ihrer Datenschutzerklärung darauf hin, dass Sie WhatsApp als Kanal nutzen.
Opt-in: was zählt und was nicht
Opt-in bedeutet, dass der Kunde dem Kontakt über WhatsApp klar zugestimmt hat und weiß, worum es geht. Fragen Sie es ausdrücklich und gesondert ab, und halten Sie fest, wann und wo es gegeben wurde.
- Gültig: ein angehaktes Kästchen beim Bezahlen, das nennt, worum es geht
- Gültig: der Kunde schickt Ihnen selbst eine Nachricht (für Service, nicht für Marketing)
- Gültig: ein QR-Code oder ein Klick-zu-WhatsApp-Link, bei dem klar ist, wofür Sie ihn nutzen
- Nicht gültig: eine Telefonnummer aus einer alten Datei ohne Einwilligung
- Nicht gültig: ein E-Mail-Opt-in für WhatsApp-Marketing weiterverwenden
Marketing erfordert eine eigene Einwilligung
Die Einwilligung für Serviceinformationen deckt keine Angebote ab. Wollen Sie Marketing senden, fragen Sie dafür ein eigenes Kästchen ab und sorgen Sie dafür, dass das Abmelden in einer Handlung geht. Ein Abmelde-Button in Ihrem Flow, der das Opt-out auch wirklich festhält, ist die saubere Umsetzung.
Datenminimierung und Aufbewahrungsfristen
- Fragen Sie nur Daten ab, die Sie für diesen Flow brauchen
- Speichern Sie Antworten in Ihrem eigenen System, nicht endlos im Gespräch
- Legen Sie eine Aufbewahrungsfrist fest und halten Sie sich daran
- Schreiben Sie keine besonderen personenbezogenen Daten in WhatsApp-Nachrichten
Auftragsverarbeitungsvertrag
Als Plattform verarbeiten wir personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag. Dafür ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig; den stellen wir bereit, siehe unseren Auftragsverarbeitungsvertrag. Für den WhatsApp-Kanal selbst ist Meta ein eigener Auftragsverarbeiter, mit eigenen Bedingungen, denen Sie beim Onboarding zustimmen.
Hinweis: Dies ist keine Rechtsberatung
Wir sind ein Softwareanbieter, keine Juristen. Verarbeiten Sie sensible Daten oder arbeiten Sie in einer regulierten Branche, lassen Sie Ihren Aufbau von einem Datenschutzjuristen oder Ihrem Datenschutzbeauftragten prüfen.
Häufige Fragen
Darf ich einem Kunden ohne Opt-in eine WhatsApp-Nachricht schicken?
Nein. Für Nachrichten, die Sie selbst beginnen, ist ein Opt-in erforderlich. Auf eine Nachricht zu antworten, die der Kunde Ihnen geschickt hat, ist dagegen erlaubt — das ist Service innerhalb des 24-Stunden-Fensters.
Werden die Daten in der EU gespeichert?
Das hängt von den Beteiligten ab. Fragen Sie uns nach den aktuellen Verarbeitungsdetails und Unterauftragsverarbeitern; für Meta gelten die WhatsApp-Business-Bedingungen selbst.
Darf ich medizinische oder sensible Daten über WhatsApp austauschen?
Gar nicht. Beschränken Sie sich auf das Organisatorische — Termine und Erinnerungen — und nutzen Sie für klinische Informationen einen sicheren, dafür gebauten Kanal.
Wie dokumentiere ich das Opt-in, damit ich es nachweisen kann?
Halten Sie beim Kontakt fest, wann, wo und wofür jemand eingewilligt hat — zum Beispiel als Feld in Ihrem CRM, das Ihr Flow mitgibt.